Privacy beleid

Wanneer u ons belt of informatie stuurt

Zending over Grenzen verzamelt persoonlijke informatie (data) wanneer u ons een bericht stuurt, reageert op openbare vormen van communicatie, of reageert op verzoeken om ons werk te steunen. Dit kan in de vorm van een antwoordkaart zijn, een telefoongesprek, een sms, een digitaal contactformulier of een brief of kaart (zowel fysiek als digitaal). Specifieke informatie die u aan ons doorgeeft, zijn uw naam, contactinformatie (telefoonnummer, adres, emailadres), geboortedatum / ID nummer, voorkeuren om ons te steunen, betalingsgegevens, enz.

Wanneer u ons online bezoekt

Wanneer u ons online bezoekt, verzamelen wij gebruikersgegevens (cookies) zoals locatiegegevens, apparaat informatie, de datum en tijd van uw bezoek, welke van onze (sub) pagina’s u bezocht hebt, alsook andere dataverkeergegevens en voorkeuren die gelinkt zijn aan onze website. We gebruiken deze informatie om onze website zo relevant en informatief mogelijk te maken voor u als bezoeker.

Zowel social media platforms (zoals Facebook, Twitter, YouTube en Vimeo), als Google verzamelen verschillende gebruikersgegevens (bekijk hun privacyverklaring voor meer informatie s.v.p.) en daaruit kunnen we (anoniem) statistieken ontvangen die ons vertellen waar interesses naar uitgaan, hoe we betrokkenheid kunnen optimaliseren, enz. uit al het materiaal dat we publiceren. We gebruiken deze gegevens om onze werving van donateurs zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en om onze communicatie zo relevant mogelijk te maken voor u als bezoeker.

Houd er rekening mee dat als u persoonlijke of gevoelige informatie verstrekt via een openbare site, de informatie door anderen kan worden verzameld of gebruikt.

Wanneer we elkaar in het echt ontmoeten

Het zou kunnen dat we persoonlijke informatie over u verzamelen wanneer u een evenement van ons bezoekt of wanneer we elkaar persoonlijk spreken of tijdens een andere ontmoeting (waarbij we ons fysiek in dezelfde ruimte bevinden). We verzamelen alleen persoonlijke gegevens die u zelf duidelijk aan ons verstrekt heeft (als betrokkene). Specifieke informatie die u als donateur aan ons doorgeeft, zijn uw naam, contactgegevens, (telefoonnummer, adres, e-mail), geboortedatum / ID nummer, donateursvoorkeuren, betalingsgegevens, enz.

Als u onderdeel uitmaakt van een van onze veldprogramma’s of projecten, kan het zijn dat we zowel uw persoonlijke gegevens verzamelen als uw voortgangsgegevens, in overeenstemming met de overeenkomst die u heeft ondertekend toen u zich inschreef voor het programma, alsook gegevens die u met ons deelt via onze persoonlijke of telefonische gesprekken.

Wanneer u solliciteert bij, of werkt voor Zending over Grenzen of met ons samenwerkt

Wanneer u solliciteert voor een functie (medewerker, vrijwilliger, of iets dergelijks), deelt u persoonlijke gegevens en informatie met ons door middel van uw sollicitatie- of interviewproces. Wij verwerken die informatie in verband met selectie- en afspraakprocessen, maar wij vernietigen gegevens en informatie betreffende kandidaten die niet geselecteerd zijn kort nadat het sollicitatieproces is beëindigd.

Als u met ons samenwerkt, bewaren we de contactgegevens en entiteits- of persoonsgegevens, zoals overeengekomen via de samenwerkingsovereenkomst.

Toestemming

We verwerken persoonlijke gegevens van mensen die deelnemen aan onze veldprogramma’s of projecten op basis van (contractuele) toestemming. Voor persoonlijke gegevens die gelinkt zijn aan kinderen die onder ouderlijk toezicht/voogdij staan (die namens hen toestemming geven), vragen we ook de toestemming van de minderjarige als de persoonlijke gegevens openbaar worden gedeeld en het kind ouder is dan 14 jaar.

Wanneer we donateursgegevens verwerken met de intentie om met u te communiceren door middel van digitale kanalen (zoals sms), doen we dit alleen met uw expliciete toestemming.

Het zou kunnen dat we medewerker- en vrijwilligersgegevens verwerken in verband met verplichte of benodigde processen die zijn vastgelegd in arbeidsovereenkomsten of andere ondertekende overeenkomsten met toestemming van de betreffende persoon.

Legitiem belang

Wij verwerken persoonlijke gegevens die gelinkt zijn aan de betrokkenheid van donateurs (wanneer wij nieuws verzenden of uitnodigingen om ergens aan deel te nemen) en aan de bijdragen van donateurs (waarbij we de bijdragen opslaan in ons managementsysteem), op basis van legitiem belang. We blijven gedurende een redelijke tijd met donateurs communiceren na hun laatste betrokkenheid en altijd met de mogelijkheid voor de donateur om zijn voorkeur aan te passen of de optie om geen verdere communicatie te ontvangen.

Wettelijke verplichting

We verwerken persoonlijke gegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen. Een voorbeeld hiervan is belastingaangifte aan de autoriteiten voor personeel en begunstigden van onze programma's en projecten, of het indienen van kilometergegevens voor personeel of vrijwilligers die in onze bedrijfsvoertuigen rijden.

Verwerking van gevoelige informatie en informatie betreffende kinderen en kwetsbare personen

We zijn ons ervan bewust dat we van tijd tot tijd gevoelige gegevens verwerken en soms ook gegevens die kinderen en kwetsbare personen betreffen (zowel begunstigden van onze programma’s als sponsoren). Wij streven ernaar om ervoor te zorgen dat kinderen en/of kwetsbare personen begrijpen wat toestemming geven inhoudt (zelfs wanneer een voogd toestemming geeft) en doen onze uiterste best om kwetsbare personen te beschermen tegen elke vorm van druk (d.w.z. oudere supporters). Wij delen nooit gevoelige informatie met derden.

De verwerking van communicatie, verzoeken en donaties

We verwerken uw persoonlijke gegevens en informatie in overeenstemming met de communicatie waarvan wij denken dat u daar profijt van heeft en wat u de mogelijkheid biedt om geïnformeerd en betrokken te blijven. We kunnen uw persoonlijke gegevens ook verwerken in verband met een mogelijk verzoek dat u aan ons gericht heeft of wanneer we uw donatie of bijdrage registreren.

Gepersonaliseerde marketing

We verwerken uw persoonlijke gegevens en informatie om u te kunnen voorzien van de meest relevante communicatie gebaseerd op uw eerdere betrokkenheid en/of steun en openbaar beschikbare informatie. We kunnen uw gegevens op zo’n manier verwerken dat we u mogelijkheden tot betrokkenheid bieden, gebaseerd op uw woonomgeving, interesses, financiële mogelijkhede

Social media marketing

Als u ons uw emailadres gegeven hebt (met toestemming), kan het zijn dat we u benaderen met informatie en marketing tools via Facebook of andere social media kanalen. Aangezien we efficiënte campagnes via Facebook lanceren, kan het zijn dat Facebook uw Facebook activiteiten (anoniem) gebruikt om een effectief ‘lookalike’ publiek op te bouwen, dat vergelijkbare kenmerken vertoont met als doel om vergelijkbare personen als u te bereiken.

Het delen van getuigenissen en persoonlijke verhalen

Het kan gebeuren dat we, met uw toestemming, persoonlijke gegevens delen als integraal onderdeel van getuigenissen en persoonlijke verhalen met een groter publiek.

Het proces met betrekking tot werving, tewerkstelling en/of vrijwilligerswerk

Wanneer u bij Zending over Grenzen solliciteert voor werk of een vrijwilligersfunctie verzamelen, verwerken en bewaren we uw persoonlijke gegevens in verband met wervingsactiviteiten. We bewaren die gegevens voor de duur van uw dienstverband (of duur van vrijwilligerswerk) en voor de duur die we wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren. Daarna zullen wij de gegevens veilig vernietigen.

Privé en veilig

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens op een veilige manier door onze technologie en software up-to-date te houden en door de gegevens in een veilige hosting omgeving te bewaren. We delen of wisselen nooit persoonlijke gegevens uit met een andere liefdadigheidsinstelling, organisatie of andere entiteit en we verwerken de gegevens alleen voor activiteiten die verband houden met Zending over Grenzen. Toegang tot persoonlijke gegevens wordt alleen verleend aan relevante medewerkers of vrijwilligers die deze toegang nodig hebben om hun werk uit te voeren en dit gebeurt altijd binnen een veilige werkomgeving. Als we derden gebruiken voor een deel van het verwerken van de gegevens, gebeurt dit altijd onder een contract dat partijen juridisch bindt en rekening houdt met alle privacy- en persoonsgegevensregelgeving.

Delen met autoriteiten

We zijn wettelijk verplicht om bepaalde persoonlijke gegevens aan te leveren bij de autoriteiten. Voorbeelden hiervan zijn belastinggegevens van medewerkers, uw giften voor belastingvrijstelling (op uw verzoek) en gedoneerde hulpgoederen voor begunstigden van onze programma's en projecten in onze veldlanden.

Delen met serviceproviders en derden

Het kan gebeuren dat we persoonlijke data delen met derden wanneer zij ons ondersteunen bij de uitvoering van noodzakelijke onderdelen van ons werk. Het delen van gegevens wordt altijd vastgelegd in een overeenkomst die de betreffende regelgeving en uw privacy respecteert, en alle gedeelde gegevens worden veilig vernietigd zodra de overeengekomen verwerking/ handeling uitgevoerd is.

Hoe lang we uw gegevens bewaren

We bewaren uw persoonlijk informatie slechts zo lang als we ze nodig hebben voor ieder van onze activiteiten. Wettelijke verplichtingen, boekhouding en belasting spelen allemaal een rol. Als richtlijn hebben we ook een apart beleid voor het bewaren van gegevens. Als u meer wilt weten over hoe lang we uw gegevens bewaren, kunt u altijd contact met ons opnemen.

Voorkeuren

Als u iets wilt veranderen in wat we u toesturen, of hoe we contact met u opnemen, laat het ons dan weten – u kunt ons bijvoorbeeld laten weten dat u niet langer fondsenwervende materialen van ons wilt ontvangen, of u kunt ons vragen om u voortaan per email te benaderen in plaats van per post.

Houd uw gegevens actueel

Het helpt ons (en u) om uw gegevens actueel te houden. We vragen u daarom ons te informeren als uw contactgegevens of betalingsgegevens wijzigen of als er andere relevante gegevens veranderen voor onze samenwerking.

Uw rechten

AVG en andere wetgeving inzake privacy en persoonlijke gegevens geeft u volledige controle over uw persoonlijke gegevens die u met ons deelt. Op elk moment kunt u zich beroepen op uw rechten, zoals:

• Vraag ons om uw persoonlijke gegevens te wissen (recht op vergetelheid)
• Beperk hoe we uw persoonlijke gegevens bewaren en gebruiken
• Wijs onze redenen voor het bewaren en gebruiken van uw persoonlijke gegevens af, bijvoorbeeld wanneer we hebben gezegd dat we een legitieme reden hebben om deze te verwerken
• Wijs onze geautomatiseerde besluitvorming bij online sollicitaties en gepersonaliseerde marketing af, waarbij wij een profiel van u opbouwen. Als u niet wilt dat we profilering gebruiken, kunnen we u mogelijk niet de informatie sturen die u het meest interessant of nuttig vindt
• Vraag ons om een elektronische kopie van de gegevens die we van u hebben, zodat u dit naar een andere organisatie kunt sturen (gegevensoverdracht)
• Vraag ons om inzage van de informatie die we over u hebben. We zullen binnen een maand reageren.

Als u vragen over ons privacybeleid heeft, als u feedback wilt geven, als u zorgen heeft of als u een klacht heeft, horen we dat graag van u.

Voor alle zaken die te maken hebben met privacy- en persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen.

Per Post: Zending over Grenzen, Postbus 1222, 1300 BE Almere

Per E-mail:info@zendingovergrenzen.nl